Ciclos de facturación

Los ciclos de facturación permiten que una misma agencia maneje múltiples calendarios de cobro. Por ejemplo, puede tener un grupo de suscriptores que se facturan el día 1 del mes y otro grupo que se factura el día 15.

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Los ciclos de facturación solo aplican a agencias en modalidad pospago. En las agencias prepago la sección Ciclos de Facturación no aparece.

Conceptos clave

Cada ciclo de facturación define estos parámetros:

Campo	Descripción
Nombre	Identifica el ciclo. Es obligatorio y no puede repetirse dentro de la misma agencia.
Día de Facturación	Día del mes en que se generan las facturas (1-31).
Día de Pago	Fecha límite de pago que aparece en la factura (1-31).
Día de Corte	Día del mes en que se suspenden los servicios morosos (1-31).
Facturas Vencidas	Cantidad de facturas vencidas con deuda pendiente necesarias para suspender el servicio.
Modalidad de Pago	Determina qué período cubre cada factura (ver abajo).

Modalidades de pago

La modalidad define qué mes se cobra cuando se genera la factura:

Modalidad	Qué cobra
Mes Vencido	La factura generada en mayo cobra el servicio de abril (el mes anterior).
Mes en Curso	La factura generada en mayo cobra el servicio de mayo (el mes actual).
Anticipado	La factura generada en mayo cobra el servicio de junio (el mes siguiente).

Ejemplo de un ciclo típico

Día de Facturación	Día de Pago	Día de Corte	Facturas Vencidas	Modalidad
1	5	8	1	Mes en Curso

Con esta configuración:

1. El día 1 se generan las facturas del mes en curso y se envían las notificaciones.
2. Los suscriptores tienen hasta el día 5 para pagar.
3. El día 8, a la hora de corte configurada en la agencia, se suspenden los servicios que tengan al menos 1 factura vencida con deuda pendiente. Los detalles de qué cuenta como factura vencida y los casos en que no se suspende están en la sección Suspensión por mora más abajo.

Qué pasa el día de facturación

Además de generar la factura del período según la modalidad del ciclo, el sistema hace lo siguiente:

• Si detecta días anteriores que quedaron sin facturar (por ejemplo, por un cambio de ciclo o una reactivación), genera facturas proporcionales para cubrir esos tramos, descontando los días en que el servicio estuvo suspendido o aún no estaba instalado.
• Si el suscriptor tiene saldo a favor, se aplica automáticamente como abono: primero a las facturas vencidas más antiguas y luego a la factura nueva. Por eso una factura puede aparecer como Pagada desde el mismo día en que se genera.
• Los servicios marcados como exentos de cobro no se facturan.
• Los servicios suspendidos no se facturan, a menos que la agencia tenga activada la opción de cobrar suspendidos. Con esa opción activa, los servicios suspendidos siguen recibiendo factura cada ciclo.

Configuración

Crear un ciclo de facturación

1. En Gestión Empresas, abra la agencia por su nombre (requiere el permiso de editar agencias y pertenecer a ella).
2. En la pestaña Facturación, encontrará la sección Ciclos de Facturación.

3. Haga clic en Nuevo Ciclo de Facturación. 4. Complete los campos, incluido el Nombre del ciclo, y haga clic en Crear Ciclo.

Cuando se crea una agencia pospago, el sistema crea automáticamente un primer ciclo llamado Ciclo Principal, que queda como predeterminado. En agencias creadas antes de que existieran los ciclos, ese ciclo inicial puede llamarse Predeterminado. Los servicios nuevos se asignan al ciclo predeterminado a menos que se indique lo contrario.

Editar un ciclo

Haga clic en el botón de edición (icono de lápiz) junto al ciclo que desea modificar. Ajuste los valores y haga clic en Guardar.

Eliminar un ciclo

Solo se puede eliminar un ciclo si:

• No tiene servicios asignados.
• No es el único ciclo de la agencia.

Si necesita eliminar un ciclo con servicios, primero reasigne esos servicios a otro ciclo.

Establecer un ciclo como predeterminado

Haga clic en el icono de estrella junto al ciclo que desea usar como predeterminado. Los servicios nuevos se asignarán automáticamente a este ciclo.

Asignar un servicio a un ciclo

Al crear o editar un servicio, verá el campo Ciclo de Facturación donde puede seleccionar el ciclo deseado. Si la agencia tiene un solo ciclo, este campo se asigna automáticamente.

Cambiar un servicio de ciclo

Puede cambiar el ciclo de un servicio editándolo y seleccionando el nuevo ciclo. Al hacer esto, el sistema evalúa automáticamente si es necesario generar facturas adicionales para evitar que quede algún mes sin cobrar.

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Al seleccionar un nuevo ciclo en el formulario de edición, el sistema muestra una alerta con una vista previa que explica exactamente qué facturas de transición se generarán (o que no se generará ninguna). Revise esa alerta antes de guardar.

Cuándo se genera una factura de transición

Cuando el cambio de ciclo implica un cambio de modalidad "hacia adelante" (de Mes Vencido a Mes en Curso, de Mes en Curso a Anticipado, o de Mes Vencido a Anticipado), es posible que algún período quede sin facturar. En estos casos, el sistema genera automáticamente las facturas de los períodos que quedarían descubiertos, así:

• En un cambio de un paso (Mes Vencido a Mes en Curso, o Mes en Curso a Anticipado), la factura adicional se genera solo si el día de facturación del nuevo ciclo ya pasó en el mes actual.
• En un cambio de dos pasos (Mes Vencido a Anticipado), la factura del mes en curso se genera siempre, sin importar la fecha del cambio. Además, si el día de facturación del nuevo ciclo ya pasó en el mes actual, también se genera la factura anticipada del mes siguiente.

Ejemplos:

• Un servicio pasa de Mes Vencido a Anticipado el 20 de mayo (día de facturación del nuevo ciclo: 15). El sistema genera la factura de mayo (mes en curso) y, como el día 15 ya pasó, también la de junio (anticipado).
• Un servicio pasa de Mes Vencido a Mes en Curso el 12 de mayo (día de facturación del nuevo ciclo: 5). El sistema genera la factura de mayo, ya que el día 5 ya pasó.

Si el cambio es entre ciclos con la misma modalidad o un cambio "hacia atrás" (por ejemplo, de Anticipado a Mes Vencido), no se generan facturas adicionales. El sistema de detección de solapamiento previene facturas duplicadas automáticamente.

Reglas importantes

El día de corte no puede ser igual al día de facturación

Esta configuración está bloqueada porque causaría que un servicio pudiera ser suspendido el mismo día que se genera su factura, sin darle tiempo al suscriptor para pagar.

Ciclo cruzado: día de corte menor al día de facturación

Es válido configurar el día de corte con un valor menor al día de facturación. En este caso, el corte se ejecuta naturalmente el mes siguiente a la facturación.

Ejemplo con Día de Facturación 15, Día de Pago 5 y Día de Corte 6:

1. El 15 de mayo se generan las facturas.
2. El 5 de junio vence el plazo de pago.
3. El 6 de junio se suspenden los servicios morosos.

Meses cortos

Si configura un día de facturación o de corte en los días 29, 30 o 31, el sistema ajusta automáticamente al último día del mes cuando ese día no existe. Por ejemplo, un día de facturación configurado en 31 se ejecutará el 28 de febrero (o 29 en año bisiesto).

Prorateo

Cada ciclo puede tener su propia configuración de prorateo para los servicios que se activan fuera del día de facturación:

Opción	Comportamiento
Desactivado	No se genera factura proporcional al activar el servicio.
Inmediato	La factura proporcional se genera al momento de activar el servicio y queda lista para pagar.
Facturación	La factura proporcional también se crea al momento de la activación, pero queda en estado PROGRAMADA. Es visible desde ese momento y pasa a SIN PAGAR en el próximo día de facturación del ciclo.

El prorateo de activación siempre se calcula proporcional a los días: cobra solo los días desde la activación hasta el cierre del período.

La opción Prorateo parcial no afecta el prorateo de activación. Controla cómo se cobran las reactivaciones y los tramos sin facturar que el sistema detecta el día de facturación:

Prorateo parcial	Comportamiento
Activada	Esos tramos se cobran proporcionales a los días.
Desactivada	Se cobra el mes completo, o no se cobra nada si ya existe una factura que cubre parte del período.

La opción Prorateo cambio plan controla si, al cambiar el plan de un servicio a mitad de período, se genera un ajuste proporcional por la diferencia de precio entre los dos planes: un cobro adicional si el plan nuevo es más costoso, o un abono si es más económico.

Política de prorrateo por ciclo

Además de las tres opciones de prorateo de la fila, cada ciclo puede tener una política de prorrateo completa. Se abre con el botón de la regla (icono azul cuando ya hay política) en la fila del ciclo y reemplaza las opciones Cobro de Prorateo, Prorateo parcial, Prorateo cambio plan y la casilla "Cobrar a servicios suspendidos" de la agencia para ese ciclo: cuando existe una política, esas opciones dejan de aplicar aunque sigan visibles.

La primera vez se abre como un asistente de siete pasos, con textos en lenguaje llano: punto de partida (un preajuste "Colombia — Vencido / En curso / Anticipado", el de la modalidad del ciclo viene señalado como "Su modalidad", o "Empezar desde cero"), cómo cobra el ciclo, qué pasa cuando un servicio entra o se va (prorratear al instalar y al retirar), cuando cambia de plan (subida y bajada: ahora, próximo ciclo o no prorratear), cuando no paga (facturar al suspendido, cobrar los días suspendidos, cobro de reactivación), cómo se sacan las cuentas (días usados o mes completo, días reales del mes o siempre 30, una sola factura) y la compensación por fallas. Después se muestra como un panel con simulador. Las reglas de cobro adicionales permiten, por ejemplo, programar un cobro para la próxima facturación o no cobrarlo cuando el monto es pequeño.

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Guardar una política por primera vez cambia la forma en que ese ciclo factura: los cambios de plan dejan de cobrarse en el momento y se ajustan en la siguiente factura, y el mes se calcula por tramos. Antes de guardar, el área técnica debe preparar el historial de planes del ciclo; la página lo avisa y ofrece el botón Avisar al área técnica. No guarde una política sin esa coordinación.

Suspensión por mora

Qué cuenta como factura vencida

Para decidir la suspensión, el sistema cuenta las facturas del servicio que cumplen todo lo siguiente:

• Son facturas de servicio, prorateo, financiación o notas débito. Una factura cubierta por una financiación aprobada no cuenta; en su lugar cuenta cada cuota sin pagar cuya fecha ya pasó.
• No están pagadas ni anuladas. Las facturas en estado Programada tampoco cuentan.
• Tienen deuda pendiente real (saldo por pagar mayor que cero).
• Su fecha de vencimiento es anterior al día del corte. Una factura que vence el mismo día del corte no cuenta ese día.

Si la cantidad de facturas que cumplen estas condiciones alcanza el valor de Facturas Vencidas del ciclo, el servicio se suspende.

Hora de corte

Además del día de corte del ciclo, cada agencia tiene una Hora de corte en su pestaña de configuración de facturación. La suspensión solo se ejecuta a esa hora del día de corte. Si no se configura, el corte ocurre a la medianoche.

Casos en los que no se suspende

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Un servicio puede llegar al día de corte con facturas vencidas y aun así no suspenderse. Revise estos casos antes de reportar un corte que "no funcionó".

Caso	Por qué no se suspende
Deuda real en cero	Si las notas de ajuste o el saldo a favor del cliente cubren toda la deuda, el servicio no se suspende aunque alcance el umbral de facturas vencidas.
Exento de cobro	Los servicios exentos no se facturan ni se suspenden.
Solo días hábiles	Si la agencia tiene activada esta opción y el día de corte cae en un día no hábil, la suspensión se aplaza automáticamente al siguiente día hábil.
Televisión por cable (planes solo TV)	Estos servicios no se suspenden automáticamente porque el corte es físico. En lugar de suspender, el sistema crea un ticket de trabajo para que un técnico realice el corte en sitio.

Casos especiales de suspensión

• Promesa de pago: un servicio con una promesa de pago vigente no se suspende hasta la fecha prometida, aunque cumpla el umbral. Ver Promesas de pago.
• Financiaciones antiguas: en las financiaciones de la forma anterior (cuotas como facturas), una sola cuota-factura vencida con deuda suspende el servicio de inmediato, sin esperar el día de corte. Las financiaciones actuales cuentan sus cuotas vencidas como facturas vencidas más.
• Día de corte personalizado tras reconexión: si la agencia tiene activada esta opción y el ciclo es de modalidad Mes Vencido, un servicio que fue reconectado puede tener su propio día de corte, que reemplaza al día de corte del ciclo. Por esta vía el servicio no se suspende más de una vez en el mismo mes.

Preguntas frecuentes

Si cambio el día de facturación de un ciclo que ya tiene servicios, ¿qué pasa?

El cambio aplica la próxima vez que llegue el nuevo día, lo que puede ocurrir en el mismo mes. Por ejemplo, si el día 12 cambia el ciclo del día 10 al día 20, las facturas se generan el día 20 de ese mismo mes. El sistema detecta solapamientos para no cobrar dos veces el mismo período, y las facturas ya generadas no se modifican.

¿Puedo tener ciclos con diferente modalidad en la misma agencia?

Sí. Cada ciclo es independiente. Puede tener un ciclo en modalidad Mes Vencido y otro en Anticipado dentro de la misma agencia.

¿Qué pasa si un servicio exento de cobro cambia de ciclo?

No se genera ninguna factura de transición. El servicio simplemente se reasigna al nuevo ciclo.

¿Qué pasa si un servicio suspendido cambia de ciclo?

El cambio de ciclo se aplica sin importar el estado del servicio.

Próximos pasos

• Agencia: configure la hora de corte y las demás opciones de facturación de la agencia.
• Creación de servicios: asigne el ciclo de facturación al crear un servicio.
• Activación del abonado: conozca cómo aplica el prorateo cuando se activa un servicio.
• Promesas de pago: aplazar la suspensión por mora con un compromiso de pago.
• Servicios: gestione los servicios existentes y su ciclo asignado.